آشنایی اجمالی با وظایف و تکالیف سر دفتران اسناد رسمی
مطلب حاضر از کتاب اصول حاکم بر معاملات املاک و اراضی تالیف آقای جلیل پورسلیم بناب وکیل پایه یک دادگستری و مدرس دانشگاه استخراج و جهت استفاده علاقمندان به رشه حقوق اراضی و املاک و حقوق شهری تقدیم شده است .
با عنایت به قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتر یاران مصوب 1354 در حال حاضر دفاتر اسناد رسمی واحد وابسته به قوه قضاییه است که برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی طبق قانون و مقررات مربوط تشکیل می‌شود. اداره دفترخانه بر عهده سردفتر بوده و سر دفتر معاونی دارد که دفتریار اول نامیده می‌شود، ممکن است سر دفتر، دفتر یار دوم هم داشته باشد.
علیالاصول سر دفتران حق تنظیم هر سندی را دارند مگر اسنادی که مجوز تنظیم آنها به دفترخانه‌های خاصی اعطا شده باشد همانند تنظیم اسناد انتقال کشتی‌ها. برابر مقررات، اتباع بیگانه، محکومان به جنایات عمدی، معتادان به مواد مخدر و کسانی که صلاحیت اخلاقی ندارد، نمی‌توانند به سمت سردفتری نایل آیند. در هر محضر یک دفتر بسیار مهم مربوط به تنظیم اسناد وجود دارد که به دفتر، سردفتر معروف است و تمامی اسناد در آن ثبت می‌شود. این دفتر مجلد بوده و توسط اداره ثبت پلمپ و همه صفحات آن شمارهگذاری و مهر و امضاء شده است. دفاتر ثبت باید از صفحه اول و به ترتیب تاریخ ثبت شود. چنانچه در تنظیم سند اشتباهی صورت بگیرد، سردفتر حق پاک کردن و لاک گرفتن آن را ندارد بلکه باید در پایین صفحه یا ستون ملاحظات، آن اشتباه را توضیح داده و اصلاح نماید. یکی از وظایف مسئولان دفترخانه‌ها، تصدیق (تایید) صحت امضاء است. برای این منظور دفتر خاصی به نام گواهی امضاء وجود دارد. دفاتر اسناد رسمی حق گواهی امضاء اسناد مالی را که به پرداخت وجه نقد یا ضمانتی مربوط است را نداشته و همچنین حق گواهی امضاء معاملات اتومبیل را ندارند. اگر هویت یکی از متعاملین برای سردفتر مشکوک باشد باید دو نفر از افراد معروف و معتمد هویت ایشان را برای سردفتر اعلام و معرفی نمایند.
نظر به اهمیت و ارتباط بخشی از مواد قانون دفاتر اسناد رسمی وکانون سردفتران و دفتریاران و آیین نامه مربوطه با مباحث این کتاب عیناً نسبت به درج آنها اقدام می‌گردد:
ماده 18 آن قانون مقرر داشته است: «کلیه اسناد در دفترخانه‌های اسناد رسمی و در اوراق مخصوصی که از طرف سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در اختیار دفترخانه قرار‌داده می‌شود تنظیم و فقط در یک دفتر که به نام دفتر سردفتر نامیده می‌شود ثبت می‌گردد و ثبت سند به امضای اصحاب معامله و سردفتر و دفتریار‌خواهد رسید مگر آن که دفترخانه فاقد دفتریار باشد.»
مطابق ماده 20 «دفتر گواهی امضاء دفتری است که منحصراً مخصوص تصدیق امضاء ذیل نوشته‌های عادی است و نوشته تصدیق امضاء شده با توجه به ماده 375 آیین دادرسی مدنی مسلم‌الصدور شناخته می‌شود. وزارت دادگستری آییننامه لازم را برای گواهی امضاء تهیه و تصویب خواهد کرد.»
ماده 21 قانون یاد شده اشعار می‌دارد: «اصول اسناد رسمی در صورت تقاضای متعاملین به تعداد آنها تهیه می‌شود و به هر حال یک نسخه اضافی تنظیم خواهد شد که نسخه اخیر باید در دفترخانه نگاهداری شود. متعاملین می‌توانند از اصول اسناد رونوشت یا فتوکپی اخذ نمایند. در مواردی که نسبت به سند ادعای جعل و یا ادعای عدم مطابقت فتوکپی یا رونوشت یا اصل سند شده باشد دفاتر اسناد رسمی مکلفند به درخواست مراجع صالح قضایی اصل سند را لاک و مهر‌شده موقتاً به مراجع قضایی مذکور ارسال دارند. و هرگاه مراجع مذکور ملاحظه دفتر را لازم بدانند می‌توانند آن را در محل دفترخانه ملاحظه کنند.»
برابر ماده 22 قانون مذکور: «سردفتران و دفتریارانی که در انجام وظایف خود مرتکب تخلفاتی بشوند در مقابل متعاملین و اشخاص ذینفع مسئول خواهند بود هرگاه سندی در اثر تقصیر یا تخلف آنها از قوانین و مقررات مربوط بعضاً یا کلاً از اعتبار افتد و در نتیجه ضرری متوجه آن اشخاص شود علاوه بر مجازاتهای مقرر باید از عهده خسارت وارد برآیند. دعاوی مربوط به خسارات ناشی از تخلفات سردفتران و دفتریاران تابع قوانین و مقررات عمومی خواهد بود.»
ماده 23 مقرر داشته: «سردفتر مسئول کلیه امور دفترخانه است و دفتریار اول مسئول اموری است که به موجب مقررات به عهده او محول شده و یا از طرف‌سردفتر در حدود مقررات انجام آن امور به او ارجاع می‌شود. در مورد اخیر سردفتر و دفتریار مسئولیت مشترک خواهند داشت. در هر مورد که بر اساس مقررات این قانون دفتریار به جای سردفتر انجام وظیفه می‌کند مسئولیت دفتریار همان مسئولیت سردفتر است و همین حکم در مورد سردفتری که کفالت دفترخانه دیگری را به عهده دارد نسبت به امور کفالت جاری خواهد بود.»
و در همین رابطه ماده 32 همان قانون مقرر داشته است: «رسیدگی مقدماتی به شکایات و گزارشهای مربوط به تخلفات سردفتران و دفتریاران در اداره امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور انجام خواهد شد و اداره مزبور پس از رسیدگی موضوع را با اظهار نظر خود به دادسرای انتظامی سردفتران احاله می‌نماید.»
مطابق ماده 1 آیین نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب 1317 و اصلاحات بعدی؛ «دفاتر اسناد رسمی باید مجلد بوده و تمام صفحات آن را در بدو امر مدعی‌العموم بدایت محل یا نمایندة او شماره گذارده به امضای خود ممضی و به مهر پارکه مهر نماید.»
مطابق ماده 13 آیین نامه: «هیچ یک از سردفتران یا دفتریاران حق ندارند محل کار دفتر خود را بدون اطلاع و اجازة ادارة ثبت تغییر دهند.»
برابر ماده 14 همان آییننامه: «سردفتران حق ندارند دفاتر را از محل کار خود به منزل اصحاب معامله ببرند مگر آن که محقق شود کسی که می‌خواهد معامله نماید مریض بوده، که در این صورت باید تنظیم سند و ثبت معامله با حضور نماینده مدعی‌العموم محل و در نقاطی که دسترسی به مدعی‌العموم نباشد با حضور دو نفر از معتمدین محل به عمل آید.»
باب اول از آیین نامه طی مواد 16 الی 25 نکات حائز اهمیتی را عنوان نموده است که به لحاظ کاربردی بودن آنها، عیناً درج می‌گردد:
ماده 16 ـ هیچ سندی را نمی‌توان تنظیم و در دفتر اسناد رسمی ثبت نمود مگر آن که موافق با مقررات قانون باشد.
ماده 17 ـ در کلیة اسناد بایستی شمارة شناسنامه و محل اقامت متعاملین به طور وضوح قید شود و هرگاه خود متعاملین تغییر محل اقامت خود را بعد از ثبت سند به دفتر اسناد رسمی و بعد از صدور و ابلاغ اجراییه به ادارة اجرا اطلاع ندهند، کلیة اوراق به همان محلی که در سند قید شده ابلاغ می‌گردد.
ماده 18 ـ سردفتر و نماینده، هیچ سندی را نباید امضا نمایند مگر آن که وارد دفتر شده و به امضای اصحاب معامله رسیده باشد.
ماده 19 ـ سند معامله باید پس از تنظیم و ثبت در دفتر سردفتر و نماینده (چنانچه دارای نماینده باشد) و انجام سایر تشریفات به‌تصدیق و امضای اصحاب معامله برسد و متعاملین باید در یک جلسه اسناد و دفاتر مربوطه را امضا نمایند و در صورتی که قبوض اقساطی هم ضمیمة سند باشد قبوض مزبور را هم بایستی در همان جلسه که اسناد و دفاتر امضا می‌شود امضا کنند.
ماده 20 ـ سند ثبت شده در دفتر اسناد رسمی باید به صاحب سند یا وکیل او تسلیم و در دفتر مخصوصی رسید گرفته شود.
ماده 21 ـ در مورد اسنادی که در دو نسخه تنظیم می‌شود پس از ثبت یک نسخه در دفتر، باید در ذیل آن نسخه قید (نسختان) شود و در نسخة ثانی قید شود که نسخة اول این سند در ذیل شماره فلان ثبت و تمبر حق‌الثبت هم به آن الصاق گردیده و اگر سند بیش از دو نسخه لازم باشد فقط رونوشت داده می‌شود.
ماده 22 ـ تنظیم و ثبت معاملاتی که از طرف قیمین صغار و محجورین نسبت به اموال آنها در دفاتر واقع می‌شود، بدون اجازة کتبی مدعی‌العموم محل ممنوع است و به اوراق قیم‌نامة عادی در دفاتر اسناد رسمی نباید ترتیب اثر داده شود.
ماده 23 ـ دفاتر اسناد رسمی در مورد اقاله و فسخ معاملات باید به‌طریق ذیل عمل کنند:
الف ـ در صورتی که یکی از متعاملین بخواهد از حق خیار فسخ خود استفاده نماید بایستی پس از احراز حق مزبور فسخ معامله در حاشیة سند و ثبت دفاتر قید شده و به امضای کسی که معامله را فسخ نموده برسد. سردفتر باید امضای شخص مزبور و وقوع فسخ را تصدیق و امضا نماید و همین عمل راعیناً نماینده (چنانچه دفتر اسناد رسمی دارای نماینده باشد) باید در دفتر خود بنماید. در این مورد زدن مهر باطل شد، مورد نخواهد داشت.
ب ـ در صورتی که طرفین برای اقاله به دفتر اسناد رسمی مراجعه کنند باید پس از اقالة معامله در ستون ملاحظات دفتر، سند معامله ابطال و مهر (باطل‌شد) روی سند و ثبت دفتر زده شود؛ در املاک چنانچه اقاله گردد خلاصة اقاله طبق خلاصه معاملات به دفتر املاک ارسال گردد.
ماده 24 ـ در اسنادی که مواد مختلفی بین اصحاب معامله مقرر شده مادامی که تمام مواد، اقاله نشده باشد استعمال مهر (باطل شد) در سند و ثبت دفتر مورد نخواهد داشت.
ماده 25 ـ هیچ یک از اوراق را نباید قبل از تنظیم آن، اصحاب معامله امضا نمایند.
آیین نامه مذکور در فصل دوم خود و درخصوص معاملات اموال غیر منقول و طی مواد 31 الی 46 نیز موارد مهمی را اعلام که به اعتبار اهمیت آن عیناً نقل می‌گردد:
ماده 31 ـ در مورد املاکی که در دفتر املاک ثبت نشده باشد سردفتر مکلف است قبل از تنظیم سند، وضعیت ثبتی ملک را از ادارة ثبت محل استعلام نموده و پس از وصول صورت وضعیت ثبت ملک هرگاه مانعی برای انجام معامله نباشد اقدام به ثبت سند نماید.
تبصره 4ـ دفاتر اسناد رسمی مکلفند وضعیت املاک ثبت شده حوزه ثبت تهران را از لحاظ بازداشت و عدم شمول مقررات لایحة قانونی اراضی‌دولت و شهرداریها و بانکها و اوقاف مصوب مردادماه 1335 و قانون اصلاحی سال 1339 استعلام نمایند. پاسخهای رسیده از ماشینهای الکترونیکی‌که روی برگهای مخصوص منعکس و با مهر مخصوص ثبت مربوط ممهور گردیده نیز معتبر خواهد بود.
ماده 32 ـ در کلیة اسناد معاملات املاک باید شمارة پلاک و حدود و فواصل ملک مورد معامله تصریحاً قید گردد.
ماده 33 ـ هرگاه معامله راجع به انتقال قطعی تمام ملک ثبت شده باشد، سردفتر باید خلاصة آن را در صفحات خلاصة انتقالات قید و امضا کرده و به انتقال گیرنده تسلیم نماید تا در صورتی که بخواهد، سند مالکیت جدیدی برای خود تحصیل کند.
ماده 34 ـ در موردی که معامله راجع به انتقال یک قسمت از ملک باشد خلاصة آن باید در صفحات خلاصة انتقالات قید و امضا گردیده و سند مزبور به انتقال‌دهنده مسترد گردد، در این صورت انتقال‌گیرنده می‌تواند به ادارة ثبت حوزة وقوع ملک مراجعه کرده و برای خود سند مالکیت مستقل تحصیل نماید.
ماده 35 ـ در مواردی نیز که معامله مربوط به واگذاری حق عینی نسبت به ملک (مثل رهن و حقوق ارتفاقی) و یا راجع به انتقال تمام یا قسمتی از عین‌ملک با حق استرداد باشد سردفتر باید آن را در صفحات خلاصة انتقالات قید و امضا نماید.
ماده 36 ـ بعد از تنظیم سند، سردفتر مکلف است خلاصة معامله را که نزد او واقع شده روی برگهای مخصوص این کار نوشته منتهی در ظرف پنج روز به ادارة ثبت بفرستد. خلاصة نامبرده باید حاوی نام پدر و شمارة شناسنامة متعاملین نیز بوده و علاوه بر امضای آنان به امضای سردفتر و نمایندة ثبت در صورتی که دارای نماینده باشد ممضی باشد. تخلف از دستور این ماده مستلزم کیفر انتظامی شدید خواهد بود.
ماده 37 ـ در صورتی که معامله راجع به ملک ثبت شده باشد باید خلاصة آن مستقیماً به دفتر املاک ثبت محل فرستاده شود که در ذیل ثبت ملک قیدگردد و در غیر این صورت به دایرة بایگانی ثبت محل داده می‌شود. قسمت اول این ماده در مورد وصیت نسبت به املاک ثبت شده هم باید رعایت گردد.
ماده 38 ـ شخصی که نسبت به عین ملک حقی به او واگذار شده باید نسخه‌ای را که به‌او داده شده به ترتیب مقرر در مادة فوق به دفتر املاک یا دایرة بایگانی بدهد و رسید دریافت دارد.
ماده 39 ـ در مورد عمری و رقبی و سکنی مقررات مادة فوق راجع به تنظیم خلاصة سند و ارسال آن به ادارة ثبت حوزة وقوع ملک باید مجری گردد.
ماده 40 ـ در مورد معاملات وراث متوفی نسبت به املاک، معامله را وقتی می‌توان تنظیم و ثبت نمود که گواهینامة انحصار وراثت در دست داشته و بین آنها در سهم‌الارث توافق باشد.
ماده 41 ـ در مورد ترکة متوفی که دارای صغیر است، چنانچه قبل از صدور گواهینامة انحصار وراثت برای دریافت درآمد و یا پرداخت دیون و یا صرف وجه اقدام فوری لازم باشد و مدعی‌العموم بدایت در مرکز با موافقت مدعی‌العموم کل و در ولایات با موافقت مدعی‌العموم استیناف اجازة انجام امری‌که لازم بوده بدهد، تنظیم سند معامله در دفاتر اسناد رسمی برای این گونه امور مجاز و موکول به صدور گواهینامة انحصار وراثت نخواهد بود.
ماده 42 ـ در موقع مراجعة کلیة اتباع خارجه برای تملک اموال غیرمنقول باید سردفتران جواز اقامت آنها را ملاحظه تا در صورتی که مدت آن منقضی نشده باشد بوسیلة اظهارنامة مخصوص از ادارة ثبت محل برای تنظیم سند معامله تحصیل اجازه نمایند.
ماده 43 ـ در مورد اتباع خارجه که از اعضای سفارتخانه‌ها و مستخدمین و رؤسای هیأتهای اعزامی (میسیون) باشد گذرنامة آنها که به‌تصدیق شهربانی رسیده باشد به‌منزلة جواز اقامت خواهد بود.
ماده 44 ـ تنظیم و ثبت اسناد معاملة غیرمنقول اتباع ایران که ترک تابعیت نموده‌اند و مطابق قانون، حق خرید اموال غیرمنقوله در ایران ندارند ممنوع‌است.
ماده 45 ـ در مورد معاملات با حق استرداد (بیع شرط و رهن و غیره) اتباع خارجه، تحصیل اجازة مخصوص از ادارة ثبت محل لازم نیست و مثل معاملات اتباع داخله باید وضعیت ثبتی ملک استعلام و خلاصة معامله نیز به ادارة ثبت ارسال گردد.
ماده 46 ـ در مورد فسخ معاملات املاک ثبت شده دفاتر اسناد رسمی مکلف هستند پس از قید فسخ در دفاتر و سند مالکیت، لاشة سند معامله و اعلامیة فسخ را به دفتر املاک حوزة ثبت ارسال داشته و رسید دریافت نمایند.
ª·ª
